ISO 9001: como é o processo de certificação e principais etapas

7 de julho de 2020por Eduardo Ercoli0

Veja as 4 principais etapas da certificação ISO 9001 e como conquistá-la

A ISO 9001 é uma certificação de gestão de qualidade desenvolvida pela International Organization for Standardization,que padroniza serviços ou produtos.

Por meio da padronização, as empresas conquistam, então, agilidade em seu processo de produção. E conseguem, assim, gerar mais valor e qualidade aos clientes. Mas você sabe o que é preciso para implementá-la dentro da sua empresa?

Confira abaixo um passo-a-passo de como garantir a certificação da ISO 9001 com as 4 principais etapas desse processo

1. Consultoria ISO 9001: implementação da NBR

Em primeiro lugar, a empresa que deseja obter a certificação pode ou não ser auxiliada como uma consultoria em certificações. Ou seja, ela pode tentar a certificação sem esta orientação especializada.

Apesar disso, a consultoria é um passo recomendado para aquelas empresas que pretendem se certificar conforme os requisito da NBR ISO 9001. E você entenderá o porquê.

Como você provavelmente já sabe, existem alguns requisitos que você precisa implementar na sua empresa para conquistar a certificação ISO.

O consultor, então, é um profissional especializado e capacitado a oferecer as adequações necessárias por meio de uma análise detalhada da empresa. Isto significa, portanto, também propor melhorias na gestão dos processos da empresa.

Por mais que os profissionais internos sejam, muitas vezes, qualificados para este trabalho, um olhar externo é capaz de encontrar ponto de ação até então não pensados. Isto é, ele se propõe a olhar a empresa de modo imparcial e objetivo, com clareza.

A norma ISO 9001 possui seus requisitos conforme a recomendação do ciclo PDCA. A metodologia, por sua vez, prevê falhas no processo de acordo com a lógica:

  1. Plan (planeje);
  2. Do (faça);
  3. Check (verifique);
  4. Act (aja).

Portanto, o consultor deverá orientar a empresa a implementar processos que também observem esse ciclo de planejamento e ação.

Ainda, a consultoria também ajudará a empresa a encurtar o caminho na busca pela certificação através da suas recomendações/soluções. Isto significa menos tempo para melhorar os processos e menos tempo para ser certificado.

Por fim, um consultor tem bom conhecimento de certificadoras. Dessa maneira, ele poderá a empresa na busca de certificadoras para realização da auditoria de certificação.

2. Tempo para implementação da NBR ISO 9001

Quanto tempo leva, afinal, para conseguir o certificado da ISO 9001?

Esta é uma dúvida comum a todas as empresas que querem implementar um Sistema de Gestão da Qualidade ou que estão no início do processo de implementação. 

A resposta para essa duvida, contudo, é muito relativa, pois depende de quanto tempo levará para que os requisitos abaixo sejam preenchidos:

  • Cadastro CNPJ;
  • Adequação à legislação aplicável ao negócio/setor de atuação da empresa;
  • Identificação do contexto da organização;
  • Identificação das partes interessadas;
  • Mapeamento de processos;
  • Definição da liderança;
  • Desenvolvimento de um política da qualidade;
  • Planejamento do Sistema de Gestão
  • Definição dos recursos para atendimento do planejamento;
  • Desenho dos processos de Operação;
  • Verificação do cumprimento dos objetivos
  • Medidas de correção dos passos anteriores
  • Realização de auditoria interna preliminar à auditoria de certificação
  • Contratação de uma empresa certificadora.

Um consultor poderá dar alguns parâmetros de prazo para a implementação conforme a situação da sua empresa. No entanto, certificação depende de uma série de fatores, tais como:

  • número de colaboradores;
  • tamanho da empresa;
  • liderança da alta direção no processo;
  • envolvimento dos colaboradores;
  • dedicação ao projeto;
  • orientação de um consultor, entre outros.

Para as empresas de pequeno e médio porte que realmente se dedicam a esse projeto, normalmente o prazo para a implementação é de 6 meses a 1 ano.

Ressalta-se, todavia, que esse é um prazo estimado e pode variar de cada empresa.

3. Prazo de validade do certificado ISO 9001

A certificação ISO 9001, contudo, não é vitalícia. Ou seja, mesmo após a conquista do certificado, ele possui um prazo limitado, após o qual a empresa deverá ser recertificada. A empresa, portanto, precisa estar atenta aos requisitos e ao prazo de recertificação da ISO, sob o risco de perder o certificado.

A certificação ISO possui validade de 3 anos. Depois desse período, então, a empresa deverá passar por nova auditoria de certificação. O processo de recertificação, dessa maneira, verificará a evolução do Sistema de Gestão de Qualidade avaliado na primeira certificação:

  • se ele continua a ser implementado;
  • quais as melhorias realizados no período, entre outros requisitos.

Novamente, a figura de um consultor poderá auxiliar a sua empresa tanto para a certificação quanto para a recertificação da ISO 9001.

4. Como é o processo de auditoria de certificação

A última etapa, enfim, é a auditoria de certificação. Isto é, é o processo de avaliação realizado por uma empresa certificadora.

No Brasil, as empresas certificadoras devem ser creditadas pelo INMETRO. Somente após isso elas estão capacitadas a avaliar e oferecer certificação ISO, como a ISO 9001, a outras empresas do mercado.

Veja que a empresa de certificação é diferente da empresa de implementação. A implementação é o processo de adequação necessário à certificação. E como falado acima, não se exige a participação de uma empresa ou consultoria nesta etapa, embora facilite o processo. Além disso, é uma segurança na busca pela certificação.

Já a empresa certificadora é responsável pela avaliação. Ou seja, ela valida o processo de implementação. E é importante saber que o implementador não pode ser o certificador, por causa do risco de envolvimento no processo.

Caso opte pelo serviço de uma consultoria, pergunte ao seu consultor qual a melhor empresa para atender os seus interesses.

Veja, então, as 2 etapas da auditoria de certificação.

Estágio 1: análise dos requisitos da ISO 9001

O Estágio 1 da auditoria de certificação consiste em uma validação da adequação às normas da ISO 9001.

Portanto, o Estágio 1 é onde se verifica:

  • se a empresa atende os requisitos da NBR ISO 9001;
  • se não existe nenhum item da ISO 9001 não contemplado no Sistema de Gestão da empresa;
  • possíveis ajustes necessários em relação aos requisitos.

Essa auditoria pode ser realizada presencialmente em sua empresa ou não. Caso prefira ou não possa, você pode enviar os documentos para análise no escritório da certificadora, sem a visita presencial.

Se os três pontos de análise estiverem adequados, a sua empresa passa, então, para a segunda etapa, também conhecida como auditoria de conformidade.

Estágio 2: auditoria de conformidade

No estágio 1, a auditoria analisou o atendimento a requisitos no aspecto documental. Ou seja, no aspecto do Sistema de Gestão.

No estágio 2, contudo, ocorre o que se chama de auditoria de conformidade. A auditoria de conformidade é o processo de avaliação, por um auditor capacitado, da execução de todos os processos da empresa e da conformidade dos produtos e serviços ofertados. Para isso, ele realiza por entrevistas com os responsáveis pelos processos, além de observar os procedimentos.

Se os requisitos estiverem consistentes o auditor recomendará a certificação da empresa.

Quanto à exigência da presença, a auditoria de conformidade pode ser:

  • presencial;
  • remota; ou
  • híbrida.

O tempo de duração da auditoria, novamente, depende do tamanho da empresa. E o resultado dela, por fim, pode ser:

  • recomendação ou não para certificação ISO 9001;
  • pedido de melhorias no sistema de gestão empresarial.

Caso a auditoria de conformidade identifique pontos de correção no processo, será realizado um follow up depois de 3 meses para validação. 

Depois que as correções forem realizadas e o resultado da auditoria for positivo o certificado leva de 30 a 45 dias para ser emitido e entregue à empresa.

Após o recebimento do certificado, basta permanecer atento às auditorias anuais, para acompanhamento do gestão da qualidade, e ao prazo de recertificação.

Atualizado em: 27 de agosto de 2020

Quer saber como conseguir a Certificação ISO? Entre em contato com a Ercoli Consultoria!

Eduardo Ercoli

Eduardo Ercoli

Diretor Geral e sócio da Ercoli Consultoria, Engenheiro Civil (UFPR), Pós-Graduado em Planejamento e Gerenciamento Estratégico (PUC/PR), Lead-Auditor ISO-9001, ISO-14001, SA-8000, Consultor e Instrutor Credenciado do SEBRAE/SC em Gestão de Processos, Consultor Sênior com 23 anos de experiência em consultoria empresarial, Parceiro comercial do organismo de certificação Italiano RINA, Atuou como auditor de organismo de certificação Suíço SGS por 10 anos. Atuação como consultor em empresas de prestação de serviços e indústrias de diversos ramos de atividades.

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